¿Cómo funciona Monday?

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Como funciona Monday
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Utilizar Monday.com es muy sencillo, está elaborado para realizar planificaciones de manera fácil y lograr un monitoreo eficaz desde cualquier lugar. Para esto podemos realizar 5 simples pasos:

Primer paso. Iniciar sesión y elegir la plantilla

A través de la plataforma podemos iniciar sesión, si estamos comenzando debemos crear nuestra cuenta, solo hay que dar toda la información de nuestra compañía. Luego de ingresar podemos escoger la plantilla para comenzar a colocar nuestros distintos proyectos o procesos que deseamos organizar.

Es importante saber que estas plantillas las podemos ir cambiando según las necesidades de nuestra compañía y de nuestro equipo de trabajo, colocando las casillas que creamos necesarias según fechas, estatus, personas encargadas, descripción de proyecto, entre otros.

De igual manera, puedes escoger todas las plantillas que creas necesarias para cubrir cada una de las necesidades de tu empresa y en cualquier momento que lo desees.

Segundo paso. Personaliza

Monday.com fue creada para que puedas realizar en las plantillas lo que desees, personaliza el contenido según tus necesidades. En ellas puedes colocar fechas, links, descripción de actividades, nombres, horarios y todo lo que desees.

También puedes agregar fotos de cada uno de los miembros de tu equipo, esta parte es muy interactiva y en ella puedes colocar los colores que desees para darle mayor estilo y acercarlo a tu marca un poco más.

Monday.com quiere que te sientas cómodo trabajando con una plataforma que se parece a ti y a lo que buscas, por esto ofrece todas las flexibilidades para que crees tu contenido a tu manera.

Diferentes pantallas

Pantalla de inicio. En la pantalla principal tenemos los dos tipos de tableros principales, según quien tenga acceso a ellos.

Pantalla de inicio boards. Tableros Shearable Boards. Eligiendo esta opción podemos compartir el tablero con personas que estén fuera y dentro de nuestra empresa, es decir, proveedores o clientes.

Private boards. Solo visible para miembros de la compañía que sean invitados a colaborar en dichos tableros.

Tercer paso. Comienza a trabajar

Luego de que realices tus plantillas, puedes distribuir el trabajo de tu equipo y realizar las asignaciones, ellos podrán ingresar y darle seguimiento a las tareas colocadas y cumplir las metas propuestas.

En un solo sitio puedes tener agendadas las posibles reuniones, los planes en común, correos y estrategias que necesites para cada proyecto y, de igual manera, darle acceso a tus compañeros de trabajo.

Cuarto paso. Visualiza el panorama

Como tendrás toda la información visual a tu alcance, cuando lo desees podrás ver el estatus de cada uno de tus proyectos en un solo lugar, lo que permite un óptimo monitoreo de las acciones de tu equipo.

Quinto paso. Alcanza tus metas

Con esta plataforma es más sencillo visualizar si alcanzas o no tus metas y cuáles son los obstáculos que se te presentan en el camino, de esta manera es más sencillo solucionarlo y cumplir con tus objetivos.

Menú interactivo

El menú de la plataforma nos da todas las opciones para poder realizar los cambios o modificaciones que creamos convenientes. Por ejemplo, en el menú superior podemos observar las diferentes notificaciones que nos arroja cualquier modificación realizada en nuestros tableros.

Filtro de búsqueda. Dentro de las opciones tenemos disponible un filtro de búsqueda “search everythinng”, el cual nos ayudará a conseguir más rápidamente alguna información entre todos nuestros tableros, esta herramienta es de mucha ayuda y disminuye el tiempo de nuestro trabajo.

La bocina. Cualquier innovación sobre la herramienta que debamos conocer se reflejará en esta opción.

Botón para invitar a otros miembros. Allí tenemos la opción de invitar a otras personas a ingresar a nuestro tablero, siempre y cuando tengamos la licencia para esto.

Usuario. En el icono del usuario podemos realizar cualquier modificación en nuestro perfil siempre que sea necesario.

Tableros

Los tableros están creados para que su uso sea muy sencillo, son hojas de cálculo que están divididas por columnas para colocar allí la información que se crea conveniente.

Las columnas son de fácil configuración, en ellas puedes colocar desde fechas, descripciones, hasta el nombre de la persona encargada de cada tarea para llevar un control organizado.

Por ser hojas de cálculo, es posible realizar en ellas sumas, sacar promedios, entre otros. Para mayor facilidad de búsqueda podemos colocar hashtags y hacer más sencillo el trabajo.

En ellos también podemos ver las líneas de tiempo que nos van guiando de acuerdo a como vayamos realizando cada una de las tareas, de esta manera evitamos los posibles retrasos en los proyectos.

En los tableros también tienes la opción de crear alertas que te llegarán a tu móvil o correo electrónico para mantener un monitoreo activo de cada actividad que se encuentre en la herramientas. También puedes dejar comentarios a los encargados de las tareas.

A través de la Ventana de colaboración, las personas invitadas a colaborar con una tarea pueden dejar comentarios y feedbacks para hacer más interactivo el trabajo y estar todos en la misma línea sin necesidad de pautar reuniones extras.

Al igual que en una red social, puedes mencionar a la persona con la cual deseas comunicarte mencionándola a través del @, de esta manera, le llegará la notificación rápidamente.

Importar y exportar documentos

Monday.com también te ofrece la opción de que subas hojas de Excel o de que exportes documentos en PDF con la información de tus tableros, así como guardar documentos y que todos los que trabajen en un mismo proyecto tengan acceso a estos en un solo clic.

Ayuda

La plataforma te ofrece un botón de Ayuda, por si necesitas consejos con la configuración de tu cuenta, si deseas realizar algún cambio en tus tableros, entre otros.

Utilizar esta herramienta es muy sencillo, está muy bien pensada para ofrecerte todas las facilidades y que puedas seguir allí cada uno de tus proyectos sin necesidad de ir a otros lugares. Al ingresar e ir conociendo podrás ver todas las opciones que tienes disponible para que tu equipo cumpla a cabalidad cada una de sus metas.

Comentarios

Las empresas que han trabajado con esta plataforma afirman que es una herramienta sencilla, flexible y que optimiza cada uno de los procesos.